di contribuire alla valorizzazione ed alla fruizione dei beni artistici dell’Ordine Mauriziano
LA FORMA ATTIVA
Si intende la forma attraverso la quale l’Associazione informa i propri soci. Si tratta quindi, normalmente, di un messaggio individuale inviato direttamente ad un recapito del socio. Una volta si usavano le raccomandate, poi la posta ordinaria, poi i fax… ma siamo nel 2014! Oggi quindi la soluzione migliore è una email (anche non PEC*). Ciò dovrà essere previsto a Statuto, dovrete quindi predisporre un sistema di raccolta delle email e di invio dei messaggi: tutte operazioni che, come molti di voi sapranno, usando la piattaforma TeamArtist sono automatizzate. Ricordatevi anche che dopo le Assemblee tutti i soci dovrebbero aver a disposizione il verbale, le deliberazioni e i rendiconti economici e Bilanci: senza posta elettronica come potreste inviarglieli in modo veloce ed economico? (in TeamArtist abbiamo una App “Gestione Files” che permetta di caricare i documenti in un’area riservata ai soli associati, proprio per questo). Attenzione: gli SMS non vanno bene perchè difficilmente potrete mettere nel messaggio tutti gli elementi utili alla convocazione.
*Il socio ha la responsabilità di fornirvi un indirizzo di posta elettronica valido e che controlla. E di comunicarvi quello nuovo se intende cambiarlo.
LA FORMA PASSIVA
Si intende la forma attraverso la quale il singolo socio può informarsi da solo di ciò che avviene nella SUA Associazione. Nei vecchi Statuti era “l’affissione nella Bacheca Sociale” ma, nel 2014 questa ha più senso che sia sostituita dalla pubblicazione sulla home page del sito web ufficiale della Associazione.
In presenza di entrambe queste forme non sono praticamente possibili contestazioni da Associati che possano dire “di non essere stati avvisati”. Non solo, anche gli ispettori fiscali spesso si accertano che questi diritti fondamentali dei soci siano non solo previsti ma anche rispettati.
LA LETTERA DI CONVOCAZIONE deve contenere (in linea di massima): Luogo, data ed orario della Assemblea/ L’ordine del giorno, comprensivo di eventuali documenti utili per la discussione dei punti (come il REFA se deve essere approvato).
QUANDO DEVE ESSERE INVIATA/ PUBBLICATA? Dovrebbe essere previsto dallo Statuto. Se non lo fosse, si consiglia 8 giorni prima per le Assemblee ordinarie e 15 per quelle straordinarie.
QUANTE PERSONE SERVONO PER DELIBERARE? Anche questo elemento dovrebbe essere previsto dallo Statuto. Se non lo fosse vale il Codice Civile Italiano, articolo 21: Le deliberazioni dell’assemblea sono prese a maggioranza di voti e con la presenza di almeno la metà degli associati. In seconda convocazione la deliberazione è valida qualunque sia il numero degli intervenuti. Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità gli amministratori non hanno voto. Per modificare l’atto costitutivo e lo statuto, se in essi non è altrimenti disposto, occorrono la presenza di almeno tre quarti degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio occorre il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati.